La Comunicación y la inComunicación en el Teletrabajo II

Tips para Comunicar en el Teletrabajo II.

Hoy: la comunicación y el orden on line

 

¿Dónde lo puse? .Uno de los mayores problemas del teletrabajo es poder mantener orden interno y externo a la hora de trabajar, a la hora de rescatar documentos, a la hora de establecer la compatibilidad entre el trabajo y la vida.

Una comunicación que se pierde antes de llegar al receptor o que no se recupera es tiempo perdido.

La comunicación exige orden para que sea clara, correcta, eficaz; para que pueda ser utilizada y reutilizada, para que ahorre espacio y tiempo.

Durante el teletrabajo hay tres espacios de orden fundamentales que uno debe mantener:

1– El orden Personal. Muchos de los que ahora teletrabajan son nuevos en esto de organizar un rincón de la casa y establecer los tiempos de trabajo y vida. Ahora el cordón umbilical a la empresa parece continuo y no solo a través del móvil sino a través de los papeles y documentos que se quedan perdidos en el salón y en el escritorio.

Hay una sensación de urgencia continua, una necesidad para muchos de demostrar que se está al pie del caños, que no se escaquean… y eso hace que se esté en pleno campo de batalla sin poner horario, sin poner orden en los documentos… con un escritorio lleno que hace que no encontremos lo que acabamos de hacer y con emails que respondemos urgentemente pero no de forma correcta.

  • Haz una buena gestión del tiempo. Lo imprescindible, lo urgente, lo farragoso, lo que no se puede delegar… hazte dueño de tus prisas.
  • Controla los horarios. Ficha tú mismo. Hay empresas que tienen en los ordenadores establecidas luces que indican si el trabajador está enganchado o si ha abandonado el ordenador … utiliza también tu tus propias “luces” para establecer que estás trabajando o que el horario ha terminado.
  • Respeta tu trabajo pero no precarices tus condiciones laborales.
  • Revisa los emails que envíes, mira quien está en la cadena, cuál es el objeto del mail, corrige ortografía y texto. Se claro, conciso, no te dejes llevar por la emoción, un mail es para siempre.
  • Estate preparado para las videoconferencias mentalmente y físicamente. No vale asistir a una reunión sin tener idea de lo que se cuece en ella ni asistir las reuniones sin video porque uno no está preparado, o en un entorno desordenado… recuerda que el entorno que muestras habla de ti, y sobre todo tu apariencia te retrata.
  • Establece orden en tu espacio de trabajo. No se puede tener la agenda de los niños con la del jefe, los trabajos de oficina con los comentarios de texto de los chicos o con información que has buscado en Google.
  • Ponte en modo profesional. Ten una agenda para que no se olvide nada, tampoco vivir y conciliar.
  • Establece el orden en tu ordenador. Un escritorio lleno de documentos no es un escritorio preparado para trabajar eficazmente. Tómate el tiempo necesario para saber cómo ordenas tu trabajo.
  • Lo más importante no es tener el informe, es saber que en cualquier momento puedes acceder a el, enviarlo, cambiarlo. Uno de los mayores problemas que hay en el teletrabajo es el tiempo perdido en recuperar informes e información ya buscada y contrastada. Convéncete un escritorio lleno no es un lugar donde dejar un trabajo que te ha llevado horas.

2- Orden externo. Es el que hace referencia a los procesos de trabajo, el modo de establecer, clasificar, utilizar la información.

  • En las empresas de la era de la comunicación, los grandes problemas son la infoxicación y el desorden. Infoxicación en los emails y en los informes donde se abusa del corta y pega, de añadir documentos anteriores… para dar la sensación de que se trabaja el doble, y lo que se hace es confundir el doble.
  • Cada vez son más las empresas que penalizan la infoxicación porque ralentizan el trabajo de los demás, la toma de decisiones…
  • Los emails en el teletrabajo son importantes, pero sobre todo son útiles. No hace falta mandar todos los emails a todo el mundo, hay que tener cuidado con las cadenas de emails, la información que se lanza y la que se recibe. Debe quedar claro el asunto y debe todavía quedar más claro en el cuerpo del email, que se pide, como se pide, para cuándo y a quien. Teletrabajar en muchas ocasiones se está convirtiendo en un sálvese quien pueda lleno de improvisación.
  • Los facilitadores y servicios técnicos de la empresa deben trabajar para que todos los trabajadores tengan acceso y posibilidad de aprender a hacer su trabajo desde casa. Los equipos en remoto, suelen ser más lentos y no puede realizarse todo el trabajo igual que si estuvieran en la oficina.
  • Las reuniones que se pierden en fallos técnicos y tardanzas humanas no valen para nada, es perdida de tiempo y dinero.
  • Debe haber una persona que ponga orden siguiendo técnicas agiles, estableciendo tareas, calendarios… que sean visibles para todos
  • Todo proceso de trabajo comienza por la comunicación. No hagáis compatible el WhatsApp, emails, zoom, Dropbox, intranet… para ofrecer la misma información. Al final no sabrás si algo te lo mandaron por email o está en intranet, o si te lo mandaron a tu correo personal o correo corporativo. Y tampoco conviertas el WhatsApp en un grupo de amiguetes.
  • Las corporaciones tienen que ir cambiando los textos que antes servían como canal de comunicación privilegiada entre directivos por canales de comunicación más líquidos, capaces de llegar efectivamente a todos los trabajadores.
  • Los dosieres y memorias ahora son multimedia, los cursos son on line o semipresenciales. La comunicación corporativa interna cada vez sale más al exterior.
  • Durante los primeros tiempos del teletrabajo se puso en evidencia que mucha gente no sabía trabajar desde casa, reenviar emails, escanear documentos, le daba vergüenza participar en reuniones on line …

En el próximo encuentro hablaremos del audio y el video… de como estar delante de una cámara y detrás de un micro. Deja tu micro cerrado y tu mente abierta. Si necesitas asesoramiento sobre comunicación, ni dudes en ponerte en contacto con nosotros. Rocío del cerro Comunicación, el lugar donde hacemos una comunicación cercana, responsable y efectiva. #communicationfriendly,#comunicacionsocial, #comunicacioncorporativa, #reciclandocomunicacion 

La Comunicación y la inComunicación en el Teletrabajo

Tips para Comunicar en el Teletrabajo I. Hoy: el móvil

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Las empresas serán cada vez más pequeñas, no se trabajará en sus sedes de forma continua ni se pertenecerá a una empresa más allá de proyectos puntuales. Los departamentos de recursos humanos, de gestión de personas, de felicidad de equipos tienen un reto interesante para el futuro.

Bienvenidos al mundo del proyecto, de la incertidumbre, del teletrabajo… de la autonomía, de los autónomos, de las casas-despacho, de los horarios a petición…

Ya no te peleas con tu compañero de mesa, no tienes que guardar la intimidad en los pequeños cajetines llamados despachos, no tienes que levantarte para hablar por teléfono sin que oigan tus disputas familiares… pero tampoco tienes la máquina del café que guarda tantos secretos y tantas risas; ni la ayuda urgente del compañero que te salva de mil marrones y te arregla la impresora.

Las empresas se basan en la comunicación, la palabra es el principal impulsor de la acción, y si la comunicación es mala, la eficacia, el rendimiento y las posibilidades de salir adelante disminuyen.

Tómate unos minutos para ver cómo es la comunicación de tu empresa, si de verdad está sirviendo para crear mejores equipos y proyectos o si por el contrario esta conduciéndoos a la dispersión y la falta de compromiso.

Los equipos empresariales basan el éxito de su rendimiento en su capacidad para comunicar, aportar, corregir, revisar y alcanzar resultados. Las reuniones interminables están siendo sustituidas por reuniones diarias, rápidas, programadas , ágiles.

En el teletrabajo existe fundamentalmente el teléfono con el que te relacionas con los compañeros. Lo utilizas para mandar WhatsApp, mensajes, hacer video llamadas y sobre todo hablar… hablar….  Crees que es lo mismo que cuando estabas en la oficina pero no lo es.

Regla de oro, el hecho de que todo el mundo tenga el teléfono en la mano no quiere decir que tengan que tener cordón umbilical con la oficina. La gente tiene horarios y tiene vida.

En las llamadas, ten en cuenta el horario y programa los temas a tratar. Identifica lo que de verdad es necesario… para que no sean llamadas interminables sin resultados concretos. Una cosa es la llamada de cortesía después de las vacaciones y otra es la llamada de voy a ver lo que sale…

En las conversaciones… No utilices la ironía por teléfono, ni los mensajes inacabados, ni las órdenes brumosas que nadie entiende. Habla claro, conciso . Piensa muy bien con quién hablas y de qué…

Los teléfonos graban… nunca lo olvides, y nunca digas algo que no pudieras decir en la sala de juntas en alto…

Piensa que a veces la oficina en el salón hace que se provoquen conciliaciones inusitadas, con niños que están pachuchos, con parejas que utilizan el mismo espacio…

En los cursos sobre trabajo on line, uno de los problemas que más les agobiaba a los directivos era el mundo “feedback telefónico”. Si tienes que decir algo a un subordinado o a un compañero, tendrás que pensar en la mejor hora y forma para hacerlo. Cíñete a su horario, lleva apuntados los temas objeto de conversación, no improvises.  Comienza primero por lo positivo, y luego expresa las áreas de mejora sin hacer ningún tipo de personalismo.

Te pongo ejemplos: Esta tarea es mejor hacerla así, este proyecto tiene fecha de entrega en tal día, la calidad del producto exige tal o cuál cosa… no personalices…   y si personalizas que sea para mejorar. Recuerda que es una persona quien tienes al otro lado y que un buen liderazgo es aquel que respeta a las personas, cumple objetivos y fomenta el desarrollo global de la empresa.

Otro asunto diferente, es el horario de consultas. Al final , lo mejor es poner un horario para poder mantener conversaciones que pueden ser agendadas. Esto va muy bien para las conversaciones “palizas”, para aquellas que exigen un seguimiento exhaustivo o para indicar el camino a aquellos que creen que cualquier hora es buena para llamar.

Cada día son más los que ponen horario a su llamada porque las hacen mientras caminan por ejemplo. Tengo varios amigos que hacen llamadas mientras cumplen sus diez mil pasos para estar en forma.

Las llamadas difíciles se hacen mejor andado.

Si hablas con alguien ajeno a la empresa, autónomo subcontratado, por ejemplo, puede desconocer el metalenguaje  que utilizáis en tu empresa.

Recuerda que la comunicación es un acto de voluntad, es común-acción. Y que entre lo que tu quieres decir, lo que el otro entiende, las posibilidades de errar son grandes…

Emisor y receptor deben compartir el mismo lenguaje, el mismo imaginario y las mismas ganas de hacerse entender y de entender. Es una danza entre dos personas que comparten un acto comunicativo.

Por eso es importante, si te hablan en otro idioma y no terminas de entender, (no solo que te apuntes a clases o veas series para afianzar el oído), sino que le pidas que te escriba los principales puntos de la conversación para tenerlos claros. No digas “yayayayaya”, para  terminar la conversación sumido en el caos.

Cuando escribas WhatsApp ten en cuenta de que lo haces en un grupo de oficina. Si estás nervioso cuenta hasta diez. Si tienes prisa, piensa en las faltas de ortografía…  y piensa sobre todo que “ficha en la mesa, pesa”… aunque puedas tener unos minutos para borrar un mensaje inadecuado.

Los emoticonos no señalan el estado de ánimo como la comunicación no verbal que acompaña a una conversación. No ves sus manos, las caras, la sonrisa… los emoticonos para conversaciones de oficina no son muy adecuados.

Los WhatsApp de hoy, son los emails de antes. Te explico, muchas órdenes, acuerdos, etc… se reflejan en grupos de WhatsApp y hay empresas con distintos grupos que tiene nombres parecidos. Es un error que las empresas deben evitar. Estar en varios grupos de WhatsApp en la empresa pueden hacer que te confundas en lo que dices en uno u otro lugar. Diferencia muy bien los grupos, diferencia muy bien las fotos de perfil… es un consejo que me agradecerás.

Prohibido totalmente los memes, los chistes, las flores, los gatos… los comentarios fuera de lugar y todos los mensajes inútiles que luego hacen imposible encontrar el que de verdad importaba.

Las video llamadas en el móvil, parecen más improvisadas pero son reuniones empresariales. Pocas empresas han cuidado los fondos en las video llamadas y nos hemos encontrado con mil y una sorpresas. Hay que tener cuidado no solo con lo que sale sino con quién sale.

La gente dice a menudo que las video llamadas son muy similares a las reuniones de empresa. No es verdad. Mucha gente se permite llegar más tarde, otros creen que es más informal, aquellos piensan que es un trámite al que no hay que hacerle mucho caso… otros no saben manejar bien la plataforma en el móvil…  esto se complica más cuando en el desarrollo de la reunión  se dicen cosas y se piden que se guarden documentos que luego no se sabe dónde van.

Para aumentar la eficacia y la rentabilidad del trabajo es muy importante saber dónde se guardan las cosas … Y sobre todo, y principalmente establecer si los documentos se mandan por WhatsApp o por mail.  Si se mandan por WhatsApp están mas sujetos a la inmediatez, a ser reenviados y a perderse… si eres el receptor de un documento, aquí y ahora guárdalo en la carpeta idónea  en tu ordenador… guárdalo… si no sabes dónde está, es como si ese trabajo no existiera… perdido.

Una reunión que no tiene los actores necesarios y comprometidos, que no tiene puntos del día y objetivos, que no tiene un trabajo encaminado a la revisión, mejora y alcance de metas… no es una reunión… es tiempo que computa como perdido a nivel personal y empresarial.  

Uno de los principales problemas que ha habido en el teletrabajo ha sido el de los documentos perdidos. Mandados por WhatsApp, por email, al éter infinito.

Le dedicaré el próximo post… a esto y lo que vosotros queráis aportar.

En Rocío del Cerro Comunicación, creemos en una comunicación amable, Friendly, que hace más fácil la vida y el trabajo de las personas y contribuye al desarrollo global de las empresas.  #comunicacioncorporativa, #comunicacionfriendly #teletrabajoeficaz